“Истории за редизайн” е серия от статии показващи процеса на редизайн на 5 от нашите ключови клиенти. Всяка история ще ви поведе по техния индивидуален път към иновативна и гъвкава организация и ще ви покаже как те промениха своите нагласи, преживявания и пространства. Последвайте целия процес към постигане на гъвкава организация в шестте истории от рубриката в нашия блог.
„Един от най-добрите начини да учиш, е като преподаваш” - това е фразата, чиято валидност фондация IPKO, най-старата косовска организация, инвестираща в развитието на студентите, може да потвърди въз основа на ежегодно провежданата от тях инициатива KosLift Design Challenge - студентски конкурс за иновативни решения за нуждите на бизнеса в Косово. Класически 4-седмичен дизайн спринт с екипи в класната стая, подпомагани на място от ментори и фасилитатори, с финален финансов стимул за шест печеливши екипа, за да продължат да разработват своите решения. Това е начинът, по който се е случвал конкурсът до 2019 г.
Последното състезание през 2020 г. - Design Challenge 3.0 обаче трябваше да е различно. COVID-19 оказа сериозно въздействие върху бизнеса и клиентите в Косово, като хвърли организаторите в дълбоките води на несигурността - пред тях стои тежката и неясна задача да адаптират инициативата към “новото нормално“. Това означава, че набирането на студенти, инструкциите, провеждането и обучението трябва да бъдат по-добри от всякога. На всичкото отгоре всичко трябва да се провежда онлайн, правейки го осеяно с още повече препятствия и несигурности.
"Когато пандемията започна, казахме, че трябва да проведем предизвикателството онлайн. И директора на програмата ни каза. Работил съм преди с Елина и нейния екип, те могат да ни помогнат." - спомня си тогава Дина Спахиу, Сътрудник към програмата KosLift Design Challenge, затова как са достигнали до Лончлабс София.
Да се пренесе цялото състезание от офлайн в онлайн среда означаваше пълен редизайн на цялостното преживяване за всички участващи: студенти, ментори, организатори, партньори, членове на журито и дори спонсорите на наградата. Това също трябваше да включва дейности като „Обучение на обучителя“ за фасилитаторите, присъединяващи се от Косово, включително инструменти, платформи и трикове за виртуална екипна колаборация, съвместно създаване и фасилитиране на целия процес.
Трудностите бяха налице
За фондация IPKO - това, че го правят за първи път в дистанционна форма с участници отдалечени един от друг; техническото обезпечаване; ще могат ли студентите да вземат участие и ако да - дали ще останат до края на конкурса, тъй като беше месецът на студентските изпити. Ще има ли реално измерими решения в края, достойни за наградата. И също така, дали студентите ще могат да прилагат наученото в бъдещата си работа, което е една от основните цели на фондация IPKO.
Желаният резултат беше начертан. Как подходихме към това предизвикателство?
В няколко съвместни уъркшопа с екипа на фондацията изследвахме допирните точки, които се нуждаеха от редизайн, картографирахме цялостния обхват на темите за дизайн на студентите, създадохме запомнящи се комуникационни съобщения, за да привлечем кандидати и начертахме ясен план. Целта на нашия подход беше да превърнем екипа на програмата и всички участващи ментори в несравними онлайн фасилитатори чрез ефективна практическа обучителна програма за обучители.
Всичко беше разпределено в общо осем седмици. Три седмици бяха за проучване, определяне на обхват, разработване на програмата за студенти и за обучителната програма за фасилитатори; четири седмици за реалния дизайн спринт със студентите и една седмица за прототипиране на финалните решения и подготовка за презентиране пред жури. Около 60 участници се регистрираха и бяха разпределени в 20 екипа. Първите 10 екипа преминаха през първата фаза на спринта с нашия екип, а в това време, фасилитаторите от Косово завършиха подготовката си като бяха заедно с нас на “терен” и помагаха на студентите. Следващите 10 екипа бяха направлявани и инструктирани изцяло от тях.
Заедно, лончлабс и екипа от фондация IPKO, променихме и темите на конкурса. В проведените по-рано издания задачите се били свързани с конкретни компании, които са имали твърде нишови проблеми. Този път решихме да разширим темите, така че решенията да могат да бъдат приложени към всеки бизнес, изправен пред същия проблем.
“Бяхме притеснени, че студентите няма да могат да стеснят заданието достатъчно, но тогава инструментите за дизайн мислене им помогнаха да го направят и в края на уъркшопите те имаха реални осезаеми решения. Удивително е, че не изпаднаха в абстрактни решения” - казва Дина Спахиу.
За целия дизайн спринт трябваше да създадем 84 виртуални дъски за работа и да приложим около 30 инструмента от набора на дизайн мисленето. „Инструментите за дизайн мислене са нови в Косово, студентите не ги познават. Бяхме впечатлени колко просто им бяха обяснени и колко добре ги използваха.”, казва Дина.
И така, как се получи всичко?
В крайна сметка мисията беше успешна. Дори супер-успешна: „Накрая очакванията ни бяха надминати - екипът на Лончлабс направи целия преход толкова забавен, без никаква Zoom умора!“, споделя Дина с нескрит ентусиазъм. „Студентите бяха силно ентусиазирани в началото и останаха така до края, станаха още по-емоционално привързани към конкурса, към останалите участници, към менторите“, казва тя. „Въпреки че денят беше дълъг, на финала аз не чувствах умора, не и по начина, по който уъркшопите на живо могат да те изтощат. Разпределението през 4-те седмици също беше много добре планирано”, добавя Арте Реткочери, Мениджър обучения за програмата KosLift.
Това, което истински впечатлява екипа на програмата KosLift и екипа на фондация IPKO, е как техният личен принос е непрекъснато търсен.
“Те [лончлабс София] наистина искаха да чуят мнението ни, искаха да знаят какви са нашите реални очаквания и да отговорят на тях.”, казва Арте и добавя: ”Те се приспособяват, те са истински гъвкави и се опитват да направят така че, нещата да работят, не отлагат решението, когато нещо не работи, опитват се да намерят решение веднага.“
Всеки имаше трудната задача да управлява едновременно различни работни инструменти и, което е по-важно, динамиката на „класната стая“. „Не е никак лесно. За да бъдете онлайн фасилитатор, трябва да управлявате платформата за видеоконференция, инструментите за работа, да можете да обясните как да ги използват и да не забравяте никакви подробности; всеки е на различно място, с проблеми с електричеството и Интернет връзката и в същото време трябва непрекъснато да мислите за елементите на програмата. В първия уъркшоп, когато споделих екрана си, се виждаше и моят Viber чат (казва тя в смях) - има много неща, за които да помислите!", спомня си тогава Арте за първия си опит с онлайн уъркшопите.
Как завърши състезанието?
Благодарение на професионализма и добрата съвместна работа между трите екипа, студентите намериха съдържанието за забавно и увлекателно. Всъщност дори елиминираните студенти споделят колко впечатлени и благодарни са за възможността да създадат свои собствени продукти, услуги, стратегии и решения за една от първите си трудни ситуации.
По отношение на фазите на състезанието беше решено, че на финала, отборите ще представят своите решения на журито с видео презентация. Финалистите се класираха и бяха избрани 6 отбора, които получиха наградата. Сега те са във фаза на внедряване и скоро очакваме някои много добри нови платформи, обслужващи косовския бизнес и нуждите на клиентите.
На финала, екипът на фондация IPKO споделя, че са научили много неща отвъд превръщането им в отлични онлайн фасилитатор и провеждането на изключително успешни и интерактивни онлайн семинари. „Вече знаем инструментите, ще можем да ги адаптираме.“ Те също споделят желанието си да разширят дейността на фондацията - повече дейности за повече студенти и повече млади хора в Косово, за да се възползват безплатно от знанията.
“Знаем, че има още много инструменти за дизайн мислене, които са истински полезни. Ще бъде добре за нас като неправителствена организация да ги използваме във всеки аспект от нашата работа, за да дадем възможност за развитие на следващите поколения в Косово.” - поставя последните щрихи от разказа, Дина.
--
Автор: екипът на лончлабс София