“Истории за редизайн” е серия от статии показващи процеса на редизайн на 5 от нашите ключови клиенти. Всяка история ще ви поведе по техния индивидуален път към иновативна и гъвкава организация и ще ви покаже как те промениха своите нагласи, преживявания и пространства. Последвайте целия процес към постигане на гъвкава организация в шестте истории от рубриката в нашия блог.
Също както еволюцията на даден вид не спира щом въпросният вид заеме съвременната си форма, така и бизнес организациите постоянно се променят и биват променяни от екосистемата си. Еволюцията може да спре изцяло само при пълното изчезване на вида. Следователно, бизнесите трябва да бъдат адаптивни и отворени за промяна.
Това е историята на българския клон на F.Hoffmann-La Roche AG – голяма международна компания, чиято водеща цел е да предлага медицински решения и биотехнологични иновации. Въпреки това, като здравна институция, фирмата е обвързана със строги регулаторни структури и тежка администрация – както на вътрешно, така и на индустриално ниво. Фактори, които забавят всички процеси и решения.
И докато тези йерархични структури и сериозни регулации са напълно необходими, то през последните 20 години се разви една нова работна философия, която има потенциала да облекчи сложните и дълги процедури, като запази и дори подобри качеството на продуктите и услугите в компанията. В основата на тази нова работна рамка са, както се досещате, гъвкавите методологии.
Андре Васконселос, Главният Мениджър на Рош България, е сред големите привърженици на гъвкавите начини на работа и до голяма степен е превел компанията към бъдещето. Благодрение на него и на силно мотивирания му екип, Рош България в момента е въплъщение на иновация – от услуги до процеси и култура. Андре вярва, че гъвкавите методологии са ефикасни единствено когато хората имат правилния начин на мислене, който обаче не може да се постигне за една нощ. Заради това е от първостепенна важност културата на компанията да бъде внимателно подхранвана от идеали – нейните градивните елементи – доверие, прозрачност и не на последно място – отворено сътрудничество. Васконселос казва:
Когато въвеждаш гъвкавите методологии в голяма компания, трябва да се подсигуриш, че стартъп духът няма да застраши по-голямата структура. Да се намери балансът между корпоративното и стартъп мислене, е различно от това да добавиш няколко инструмента за работа в малък стартъп, който започва от нулата.”
Поради тази причина, преди около година, Рош България се свърза с екипа на launchlabs София с ясна цел – цялостен редизайн на начините на мислене в компанията. А въвеждането на гъвкавите начини на работа се планира да се случи поетапно и с правилния ритъм. Васконселос добавя:
“Има няколко начина да се осъществи трансформация – изведнъж или постепенно, стъпка по стъпка. Решихме да я направим по втория начин, за да подсигурим здравословна трансформация и да сведем до минимум страха и тревожността.”
Това, което следва, е въвличането на целия лидерски екип и решение да се оформят два пилотни екипа. След въвеждащото обучение, на тези екипи предстои работа по реални проекти, сътрудничейки си с launchlabs София, за да се създаде психологически сигурно пространство за учене чрез експериментиране, което е в основата за промяната на начина на мислене.
Началното обучение преминава добре и пилотните участници са уверени, че всичко ще се случи лесно. Димитър Димитров, Франчайз лидер на Рош България, който взима участие в един от въпросните екипи, нарича тези първи седмици “Романтичният период”. Но после се появяват проблеми – “Беше твърде хубаво, за да е истина.”, казва той. Някои хора се връщат към стриктно следване на длъжностната си характеристика, намирайки цялата трансформация за твърде нетрадиционна, хаотична, дори безполезна. Други искат да се освободят от ограничаващата йерархия, да изследват и открият нов баланс, но любопитството им се сблъсква със стриктния професионализъм на по-консервативните им колеги. Търканията нарастват бързо и напрежението се покачва. Накрая ситуацията ескалира в трудно, но плодотворно обсъждане между всички участници. За щастие консенсусът е постигнат и ситуацията деескалира.
“В този нов експеримент, екипите имаха затруднения, но като партньор с дългогодишен опит, ние знаем, че трудностите и разговорите, които се повдигат, полагат здравословна основа за промяна на начините на мислене. Не можеш да осъществиш качествена промяна в дадена организация за една нощ, трябва да оставиш екипите да пробват и да допускат грешки.” - казва Елина Желева, Управляващ Директор в launchlabs София.
Но освен отворено общуване, съществува и друг фактор, който силно допринася за бързото разпространяване на гъвкавия начин на работа – непрестанното промотиране и помощ от мениджмънта. Андре Васкончелос и останалите от управленския екип, имат ключовата роля да разпалват и въвличат останалите служители по този нов път.
Начинът, по който насърчават и предизвикват екипите, не само култивира култура на прозрачност, доверие и сътрудничество, но също така добавя и към стремглаво растящия интерес към гъвкавите начини на работа в цялата вътрешна общност. Екипите дори подкрепят създаването на дни на отворените врати, в които пилотните екипи демонстрират някои от полезните инструменти, които са въвели в работата си – ежедневни срещи на крак, работни ритуали и разнообразни тактики за творчески решения – както и постигнатите резултати от въвеждането им.
Всички тези динамични промени имат важна обединяваща цел – постепенното въвеждане на новия език и начин на мислене в Рош България. По този начин, екипите които вече успешно са запознати с гъвкавите методологии и тяхната употреба, няма да се окажат заключени в не-гъвкава среда.
Следващата логична стъпка е да се обучи целия персонал. Експертният екип на launchlabs София отново се намесва и създава тренинги, целящи да уеднаквят концептуалния език и да систематизират знанията, натрупани в организацията.
Пролетка Христова, Държавен Медицински Мениджър в Рош България, е сред колегите, които не са взели участие в пилотните екипи. За нея, серията от обучения са просветляващи – гъвкавият модел няма нужда да бъде “точна рецепта”. Вместо да се опитва да измисли как да въведе всички инструменти, човек трябва да подбере подходящите инструменти за конкретната ситуация. Когато целият екип работи към постигането на обща цел, яснотата и разбирането за това кои са подходящите инструменти, идва автоматично.
Има го и въпросът “Кога приключва?” – Ами, никога. Не сме видели екосистемата да е спряла някога. Има постоянна еволюция, нови неизвестни се появяват ежедневно – и също като COVID-19 – непредсказуеми, изникват от нищото и променят средата. Трябва да сме адаптивни и винаги да еволюираме в една вечно променяща се екосистема.”
Разбира се, като част от непрестанно променящата се динамика, гъвкавите методологии, новите начини на работа, новите йерархии и системи може да се променят и дори отчасти да изчезнат. Знаем го. Но ако искаме да сме сигурни, че компаниите ще бъдат доходоносни и в същото време – ще имат положително въздействие над обществото, всички ние трябва да култивираме гъвкавостта си към непрестанно учене.
---
Автор: екипът на Лончлабс София