5-те характерни елемента на гъвкавите организации

Как трайно да установим гъвкавост в организациите?
Част I от III

· insights

Как най-лесно и бързо да създадем гъвкавост в компанията и да я използваме за да се справим с кризата? Какви са новите начини на работа в новата ера, които имаме нужда да усвоим? Как тези начини на работа ни помагат да бъдем конкурентноспособни в тази нова ера? Това са въпросите, от които ние в launchlabs Sofia се интересуваме и в тази серия от статии искаме да споделим опита си от последните седем години в изграждането на гъвкави организации.

Различни фактори влияят върху здравето на организациите в създалата се ситуация – индустрията, държавното управление, резервът, с който компанията разполага и разбира се размерът и пазарната ниша, която заемат. И въпреки, че тези фактори предопределят до известна степен изхода от ситуацията, едно нещо, което сме забелязали е, че гъвкавите организации действат по-бързо, вземат стратегически по-умни решения и като цяло, остават по-спокойни в такива турбулентни времена. Въпросът е как да станем по-гъвкави?

Няма безусловно определение на новото работно измерение и какво прави една организация по-гъвкава, но със сигурност съществуват елементи, които ние в launchlabs Sofia оценяваме и върху които се фокусираме, когато един изпълнителен директор ни потърси с думите: “Бих искала моята организация да бъде по-гъвкава/адаптивна/иновативна/(попълнете сами скобите)”. Петте най-важни елемента, според нас са:

/ лидерство 

Първият елемент на гъвкавостта в една организация е лидерството. Гъвкавите организации се водят от лидери-визионери – те не ни казват какво точно очакват да направим, те ни задават посоки, които да изследваме. Такива лидери ни вдъхновяват да опознаваме нови хоризонти и не ни вкарват в тесни пътеки без отклонения.За да може една организация да бъде гъвкава и иновативна, са й нужни лидери, които са възприели този нов начин на управление, основан на доверие, вдъхновение и насърчаване на изследователския дух. За да направляват изследователския процес, тези лидери “оборудват” организацията с коучове и посланици на управленско и оперативно ниво. Тяхната задача е да помагат на екипите по всеки възможен начин – с ежедневна мотивация, с нови работни инструменти и начини за справяне с бюрокрацията в организацията при търсене на иновативни решения. Крайната цел на тази вътрешна мрежа от помощници е да помогне на лидерите, с времето, да изградят независими екипи, които работят бързо и постигат качествено по-добър резултат.

/ проектна методология 

Вторият елемент, който допринася за гъвкавостта в една компания е установената проектна методология. За да се стигне по-бързо, до по-добър резултат, проектите трябва да бъдат управлявани като поредица от спринтове (sprints). В тях различни представители от организацията работят като екип, а не линейно като всеки отдел има задача на поточната линия. Целта на спринтовете е да се работи за реалните нужди на клиента, да се правят поетапни разработки на решението и да се получава обратна връзка за всяка една итерация.За да се случи това, ключовите екипи в организацията трябва да бъдат обучени в използването на необходимите инструменти за да могат да правят бързи клиентски проучвания, умни прототипи, екипен брейнсторминг, картографиране на нуждите на всички заинтересованите страни и др. Тези инструменти се съдържат в практики като дизайн мисленето, скръм и сървис дизайн и трябва да бъдат предадени през проектно-базирани обучения.Въпросът тук не е дали трябва да преминем от линеен към гъвкав начин на работа по проекти и да обучим хората в организацията на това. Истинският въпрос и по-голямата задача пред организациите е как да адаптираме вътрешните процеси като оценка на персонала, управление на данните, планиране на ресурсите по проекти и др. за да подкрепим гъвкавия начин на работа по проекти?

/ екипни ритуали

Ритуалите са много важен и въпреки това, често недооценен аспект от работата в новото измерение. Те могат да бъдат както ежедневни кратки срещи на крак или ретроспективни такива, така и чисто социални за да създадат доверие и връзка между членовете на екипа, лидерите и партньорите по проектите.Фактът е че гъвкавите организации използват по-богата палитра от ритуали от стандартната оперативка за разпределение на отговорностите и проверка на свършените задачи. Тези ритуали позволяват организацията инкрементално да се самоподобрява и са важна спойка между хората в нея.

/ пространство

Много е важно екипите да разполагат с тяхна стая за работа или т.нар “war room”- това е мястото, в което те могат да се фокусират върху работата си без да бъдат прекъсвани. Това място трябва да бъде едновременно гъвкаво, така че екипите да могат да го пренареждат според нуждите на проекта, така и вдъхновяващо, особено, ако целта на проекта е да се създаде иновация.Извън самата стая, гъвкавите организации предоставят балансирана комбинация от различни работни кътове – лично бюро за индивидуална работа, тихи кабинки за самоизолация и телефонни разговори, социалното пространство, където да се случват неформални и случайни срещи, както и условия за работа у дома. Разбира се всичко това трябва да се пресъздаде и във виртуалния офис.

/ платформи 

Платформи като Slack, Jira, Trello, Zoom, Mural, Teams и др. са важни за внедряването на новите начини на работа. Те дават възможност едновременно за принадлежност и прозрачност. Те улесняват комуникацията и проследяването на задачите в екипа. Те са изключително важни и в създалата се тази година ситуация, когато почти всеки работи от вкъщи и екипите са често напълно виртуални.Гъвкавите организации, обаче, не разчитат, че внедряването на тези платформи ще доведе само по себе си до по-ефективна работа и резултати, те инвестират в това да ги обединят с лидерските практики, проектната методология, екипните ритуали и физическите пространства.Възприемането на нови начини на работа във всички пет направления е единственият устойчив начин за организациите да станат по-гъвкави. Гъвкавостта е важна не само за да излезем по-бързо от кризата, но и да бъдем готови да посрещнем следващата извънредна бизнес ситуация.

В launchlabs Sofia ние помагаме на компаниите да преминат имено през този процес, който ние наричаме бизнес редизайн и да станат по-гъвкави. Осигуряваме обучения на екипите и лидерите, и променяме организационните процеси и средата на работа. Създали сме редизайн програми за стотици организации по света и у нас за да могат те да бъдат по- успешни. Ако и вие имате интерес, пишете ни за да организираме едночасова pro bono консултация.

Тази статия е част от трилогия на тема “Нови начини на работа за новата ера”, подготвена от launchlabs Sofia специално за БАУХ и предстоящата онлайн конференцията Agile HR. В част I дефинираме какво всъщност представляват тези нови начини на работа, които правят организациите по-гъвкави. В част II ще проследим как те помагат на организациите не просто да се адаптират, а да иновират, а в част III ще предоставим лесни практически съвети за действие в тази посока. Очаквайте ни и с презентация и интерактивен уъркшоп по време на самата конференция.